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¿Cómo Utilizar un Teléfono Multilínea?

31 mayo, 2019

Trabajar en una oficina en muchas ocasiones presenta para muchos ciertos retos, más aún cuando no tienen mucha experiencia ejerciendo este tipo de funciones. Para trabajar en una oficina es importante que tengas habilidades propias de este entorno que te permitirán así cumplir a cabalidad las tareas que te encomienden. Una de estas habilidades es el manejo de ciertos equipos necesarios para atender las necesidades de la empresa a la que le estés trabajando.

Uno de los equipos de gran importancia que debes manejar es el teléfono multilínea, muy importante para que la empresa se mantenga en comunicación. Su uso es bastante sencillo, pero si no tomas en cuenta el proceder correcto, la presión diaria en tu ambiente laboral puede llevarte a cometer errores. Pero no te preocupes en Mira Cómo Hacerlo te enseñaremos a utiliza un teléfono multilinea de forma sencilla.

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Usa de Forma Correcta el Teléfono de tu Oficina

Para emplear correctamente el teléfono multilinea de tu oficina sigue estos sencillos pasos:

  • Cuando escuches que al teléfono se le ha activado el aviso sonoro, es importante que lo atiendas de inmediato.
  • Para realizar esto es importante que sepas que este tipo de teléfonos contiene una serie de botones con números dibujados. Estos números representan cada una de las líneas que tiene la empresa que representas.
  • Así que para atender la llamada entrante tendrás que fijarte el botón que tiene una luz encendida en forma titilante. Luego de que la identifiques presiona ese botón.
  • Inmediatamente toma el auricular, al hacer contesta con el saludo que la empresa tiene ya preestablecido.
  • Una vez que el interlocutor te indique lo que desea, atiende su solicitud, muchas veces para esto tendrás que transferir llamadas.
  • Quizás veas conveniente poner en espera a la persona mientras atiendas su solicitud, para esto es importante que ubiques el botón para tal fin. En muchos teléfonos está identificado como “Pausa” o “Espera”.
  • Si requieres transferir la llamada es necesario que ubiques el botón que dice “Transferir”, debes presionarlo. Luego debes seleccionar el botón de la línea o extensión que la persona que llama requiere. Luego debes presionar nuevamente “Transferir”.
  • Es importante que tengas una lista que identifique todas las extensiones que posee la empresa para que no transfieras llamadas erróneas.

Usando Bien los Teléfonos Multilinea

Antes de explicarte como debes utilizar el teléfono multilinea no queremos pasar por alto recomendarte que vigiles muy bien la forma de atender las llamadas. Es importante que actúes con bastante amabilidad ya que esto le dará prestigio a la empresa que representas. El habla profesional que poseas de igual forma permitirá que la empresa sea reconocida como tal y por supuesto te beneficiará personalmente.

Cuida mucho las expresiones que utilices, no deben ser expresiones muy coloquiales, deben transmitir bastante respeto a tu interlocutor. Da los “Buenos Días” o “Buenas Tardes” dependiendo del caso y pregunta amablemente la identificación y lo que desea. No dejes mucho tiempo en espera, si crees que lo has hecho pide disculpas.

Así de fácil puedes utilizar el teléfono multilinea en tu oficina, es importante que aprendas a trabajar bajo presión para que lo utilices sin ningún tipo de complicación.

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