¿Qué es un Teléfono Multilínea para Oficina, para qué sirve y cómo usarlo correctamente?

Trabajar en una oficina en muchas ocasiones presenta para muchos ciertos retos, más aún cuando no tienen mucha experiencia ejerciendo este tipo de funciones. Para trabajar en una oficina es importante que tengas habilidades propias de este entorno que te permitirán así cumplir a cabalidad las tareas que te encomienden. Una de estas habilidades es el manejo de ciertos equipos necesarios para atender las necesidades de la empresa a la que le estés trabajando.

Uno de los equipos de gran importancia que debes manejar es el teléfono multilínea, muy importante para que la empresa se mantenga en comunicación. Su uso es bastante sencillo, pero si no tomas en cuenta el proceder correcto, la presión diaria en tu ambiente laboral puede llevarte a cometer errores. Pero no te preocupes en Mira Cómo Hacerlo te enseñaremos la utiliza un teléfono multilinea de forma sencilla.

Usa de forma correcta el teléfono de tu oficina

Para emplear correctamente el teléfono multilinea de tu oficina sigue estos sencillos pasos:

• Cuando escuches que al teléfono se le ha activado el aviso sonoro, es importante que lo atiendas de inmediato.
• Para realizar esto es importante que sepas que este tipo de teléfonos contiene una serie de botones con números dibujados. Estos números representan cada una de las líneas que tiene la empresa que representas.
• Así que para atender la llamada entrante tendrás que fijarte el botón que tiene una luz encendida en forma titilante. Luego de que la identifiques presiona ese botón.
• Inmediatamente toma el auricular, al hacer contesta con el saludo que la empresa tiene ya preestablecido.
• Una vez que el interlocutor te indique lo que desea, atiende su solicitud, muchas veces para esto tendrás que transferir llamadas.
• Quizás veas conveniente poner en espera a la persona mientras atiendas su solicitud, para esto es importante que ubiques el botón para tal fin. En muchos teléfonos está identificado como “Pausa” o “Espera”.
• Si requieres transferir la llamada es necesario que ubiques el botón que dice “Transferir”, debes presionarlo. Luego debes seleccionar el botón de la línea o extensión que la persona que llama requiere. Luego debes presionar nuevamente “Transferir”.
• Es importante que tengas una lista que identifique todas las extensiones que posee la empresa para que no transfieras llamadas erróneas.

Usando bien los teléfonos multilínea

Antes de explicarte como debes utilizar el teléfono multilinea no queremos pasar por alto recomendarte que vigiles muy bien la forma de atender las llamadas. Es importante que actúes con bastante amabilidad porque esto le dará prestigio a la empresa que representas. El habla profesional que poseas de igual forma permitirá que la empresa sea reconocida como tal y por supuesto te beneficiará personalmente, existen problemas como el móvil fuera de linea que puedes solucionar.

Cuida mucho las expresiones que utilices, no deben ser expresiones muy coloquiales, deben transmitir bastante respeto a tu interlocutor. Da los “Buenos Días” o “Buenas Tardes” dependiendo del caso y pregunta amablemente la identificación y lo que desea. No dejes mucho tiempo en espera, si crees que lo has hecho pide disculpas.

Así de fácil puedes utilizar el teléfono multilinea en tu oficina, es importante que aprendas a trabajar bajo presión para que lo utilices sin ningún tipo de complicación.

Ventajas de los teléfonos multilíneas

Un solo equipo para todo. Estos equipos permiten a sus usuarios eliminar completamente la necesidad de cargar con varios telefónicos para realizar ciertas funciones específicas en la cotidianidad o el trabajo. 

Equipos adaptados para las necesidades de trabajo. En los tiempos modernos los empresarios y compañías han popularizado una política, donde los empleados deben traer sus propios equipos electrónicos personales a sus puestos laborales para trabajar. Con esto se ha conseguido un mejor rendimiento de los mismos, gracias a su familiaridad con su equipo particular, con el pasar de los años ahora existen los móviles 3g y 4g, puedes encontrar pocos problemas como que no se conecta la red móvil o no levanta 3g o 4g, pero todo eso puedes solucionarlo muy fácil.

Conseguir guardar un orden profesional. Hoy en día un gran número de profesionales utilizan sus teléfonos como agendas y calendarios donde apuntan sus múltiples actividades laborales o cotidianas.

Por lo que es recomendable tener un solo equipo en donde almacenar estos datos personales.

De tal forma, ahora que ya comprendes cuáles beneficios puedes conseguir al tener un equipo telefónico que acepte tener varias líneas dentro del mismo, puedes compartir, si conoces alguno más, en el apartado de los comentarios.