¿Cómo proteger y desproteger tus archivos en Word desde Windows, MAC y móvil?

Microsoft Word es una de las herramientas más empleadas de la suite ofimática Microsoft Office, y esto se debe a la versatilidad que ofrece para editar textos y complementarlos con otros recursos como imágenes y formatos de diversa naturaleza.

En ocasiones resulta sencillo manejar estos documentos, por cuanto son de uso personal; sin embargo, cuando se requiere compartir un Word vía drive para trabajarlo en conjunto podrías necesitar protegerlo. En esta entrada te estaremos hablando sobre cómo proteger y desproteger tus archivos en Word desde dispositivos como Windows, MAC y desde Teléfonos inteligentes.

¿Qué acciones son las que quedan bloqueadas al proteger tus documentos?

Con el paso del tiempo Microsoft va cambiando o actualizando las versiones de su herramienta ofimática Office. En tal sentido, se van presentando cambios respecto de los menús y recursos para proteger documentos, así como diligenciar otras tareas. Puedes instalar Office 2016 para ver estas mejoras y acceder a proteger tus documentos Word y restringir por ejemplo:

La edición de datos

Cuando proteges un documento Word puedes realizar diversos ajustes para que las personas que reciben el documento solo puedan acceder y ejecutar ciertas acciones; en el caso de la edición de datos, puedes configurar el documento para que los usuarios solo tengan acceso como lectores y no como editores.

Esto es muy ventajoso, ya que si quieres garantizar la integridad del documento, que se realicen cambios en el proceso de distribución de la información, la manera adecuada es evitar la edición de datos al configurar la protección del documento.

Eliminación de información

En ocasiones no basta con proteger el documento contra escritura, pues, dependiendo del nivel de seguridad y de la importancia de la información que contenga, será conveniente protegerlo contra la eliminación de la información. Y esta es otra de las virtudes que ofrece el proceso de protección de un documento Word. Evitarás que borren de manera accidental o intencionada la información que contenga el documento que elaboraste.

¿Cómo deberías estructurar la contraseña de tu archivo para no olvidarla y que sea segura?

Generalmente las contraseñas que establecen los usuarios para proteger cualquier sistema electrónico tiende a ser estructurada con datos personales como cumpleaños, lugar de nacimiento, eventos importantes respecto de seres queridos. Sin embargo, a veces no resulta ser tan seguro aplicar este método, es por ello que lo más recomendable es establecer contraseñas alfanuméricas que son más seguras.

Puedes consultar y establecer un procedimiento similar a cómo poner una contraseña para el inicio de Windows 10, de esta manera estarás garantizando la protección adecuada de tus archivos para que personas ajenas a tu voluntad, no tengan acceso a tus documentos.

¿De qué manera le puedes poner contraseña a tus documentos de Microsoft Word?

Colocar contraseñas para proteger un documento Word puede tener sus diferencias según el SO que emplees para manejar tus archivos. A continuación te mostramos los más comunes:

Desde una PC Windows

Cuando se quiere colocar una contraseña en un documento Word desde una PC con Windows, lo primero que se debe tener en cuenta es la versión de Office que tienes; en ese sentido, tendrás dos procedimientos para colocar contraseña a tu archivo:

El primer procedimiento es para las versiones inferiores a Office 2010. En este tipo de archivos deberás seguir los siguientes pasos para realizar correctamente la protección de tu documento:

• Cuando tengas la información completa y desees guardar el archivo. Pulsa en la pestaña "Archivo" y navega hasta la opción "Guardar como", pulsa en esta opción.
• Se abrirá una ventana emergente donde debes dirigirte al botón que se encuentra en la parte inferior derecha llamado "Herramientas", al pulsar sobre esta opción verás una lista donde debes pulsar en "Opciones generales".

• Se abrirá una nueva ventana donde tendrás varias opciones, entre ellas dispondrás de una contraseña para "Restringir la apertura del documento", y tendrás un campo adicional para colocar otra clave para "Restringir edición del documento". Establece tus contraseñas de acuerdo a tus necesidades y criterios.
• Debajo de los campos de contraseñas tienes una opción que puedes usar para habilitar la opción de solo lectura.
• Una vez configurado estos pasos, pulsa en Aceptar. Guarda el documento en la ubicación que desees y listo.

Para documentos de Office 2010 en adelante, es sencillo el procedimiento, pues al pulsar sobre el botón "Archivo", tendrás la opción al lado derecho de "Proteger documento". Pulsa sobre esta opción y configura las restricciones del documento.

Con tu MAC

Accede al documento que quieres proteger, navega a la pestaña "Herramientas", pulsa en "Proteger documento" y configura las restricciones desde la ventana emergente, acepta los cambios y listo de esta manera puedes colocar contraseña a tu documento word.

En la versión móvil

En la versión móvil debes acceder a la pestaña "Archivo" y elegir la opción "Cifrado de documentos", procede a escribir la contraseña y establecer la configuración, pulsa en "Aceptar" y guarda tu archivo.

¿Cuál es la manera de desproteger un documento Word para poder editarlo?

Cuando un documento está protegido, necesitarás quitar dicha protección para tener la posibilidad de editarlo; en este sentido, debes conocer los procesos que tienes que hacer en cada caso:

En Windows

Accede al documento protegido, navega hasta la opción "Archivo" y elige la opción "Proteger documento", borra la contraseña establecida y guarda los cambios en el documento.

Con MAC

Introduce tu contraseña e ingresa al documento protegido, navega hasta "Herramientas" y borra la configuración establecida de restricciones en "Proteger documento". Acepta los cambios y listo.

Desde móvil

Ingresa al documento, visita la opción "Cifrado de documentos", modifica o borra la contraseña establecida, guarda los cambios y listo. Tendrás acceso a editar libremente el contenido del documento. Finalmente, puede visitar el soporte técnico de Microsoft para ampliar la información respecto a permitir cambios en documento Word que ha sido protegido. Así complementarás las herramientas que hemos brindado en este post.