¿Cómo crear una macro en Microsoft Word? - Automatizaciones que ahorran tiempo

Las macros son herramientas que automatizan tareas para ahorrar tiempo al editar un documento en el procesador de texto. Cada una de ellas consta de instrucciones y comandos que se reúnen a fin de ejecutar una operación particular. Por esta razón, es importante que sepas cómo crear y habilitar macros en Word.

¿De qué manera poner el botón de macro en la cinta de opciones de Word?

Una macro tiene la particularidad de ejecutar acciones de manera secuencial. Al momento de crear este elemento, es posible colocar un botón en las barras de herramientas que ofrece el editor de documentos de Microsoft. De manera que, podrás completar tareas muy rápido. El procedimiento es sencillo por la existencia de una herramienta integrada.

Es esencial crear un conjunto adaptable en primera instancia. Dirígete a 'Archivo' y desde 'Personalizar la cinta de opciones', marca 'Nuevo Grupo'. Allí, vas a elegir 'Cambiar nombre' y asigna una identificación. En segundo lugar, ve a la lista 'Comandos disponibles' y 'Macros'. Escoge la macro de tu preferencia, presione 'Agregar' y 'Aceptar'.

Los grupos existentes tendrán un espacio adicional donde se ubicará el elemento que acabas de hacer. Estos se muestran en el lado derecho de la cinta de opciones por defecto. Esta apariencia es modificable y, de hecho, podrías llevar este botón a otra pestaña si así te conviene.

¿Cómo grabar una macro en Microsoft Word?

En primer lugar, deberás acceder a la grabadora. Para lograrlo, es indispensable mostrar la pestaña desarrollador. Haz clic en la misma después de activarla desde las opciones del programa. Luego, selecciona 'Grabar macro' y escribe un nombre a fin de identificarla. También, puedes presionar las teclas 'Alt + W + G' para abrir esta función.

Utilizando un botón

Elige asignar macro a ‘Botón’ y escribe una descripción si lo deseas. Después, pulsa sobre el nuevo objeto que acabas de crear y haz clic en 'Agregar' y 'Modificar'. También, puedes asignar un icono, pero esto es opcional. Confirma la operación y presiona 'Aceptar'.

El siguiente paso consiste en hacer clic en comandos o pulsar las teclas para definir la tarea a automatizar. La aplicación se encargará de guardar cada acción. Sin embargo, no se mostrará el cursor al realizar movimientos o señalar diferentes áreas. Una vez que termines, pulsa 'Detener grabación'. De inmediato, verás el botón en la barra de acceso rápido.

A partir de un una abreviación en el teclado

Si deseas emplear un método simplificado, abre la sección 'Vistas' selecciona 'Macros' y 'Grabar macro'. Escribe un nombre con el cual puedas identificar el elemento. Indica si deseas utilizarla en otros documentos. Haz clic en 'teclado' para abrir un menú de personalización, adiciona la combinación de teclas que usarás y presiona 'Asignar'.

La finalidad de esta operación es la de definir un atajo de teclado que ejecute una función particular en Word. Deberás repetir los pasos previos para cada acción que consideres necesaria. Incluso, puedes guardar los cambios y asignarlos a varios archivos o especificar varias secuencias con teclas activas.

¿De qué forma ejecutar una macro previamente guardada en Word?

Al completar la grabación de la macro, será posible ejecutarla. Busca el botón que ubicaste en la cinta de opciones o pulsa la combinación de teclas que has estipulado en los pasos previos. De igual modo, es posible activar su funcionamiento desde la pestaña 'Programador' o 'Vista'. Haz clic en 'Macros' y 'Ver macros'. Elige tu macro y pulsa 'Ejecutar'.

En caso de que no encuentres la pestaña de desarrollo en tu procesador de texto, significa que está deshabilitada dicha función. Ante este hecho, lo mejor será abrir el editor de Visual Basic. De inmediato, localiza la opción 'Ejecutar'. Incluso, puedes modificar la macro y eliminarla desde esta herramienta.

A veces los usuarios obtienen macros en VBA por otros medios como la web o código creado por otra persona. Por ende, se debe efectuar una importación para habilitar macros en Word. En estos casos, usa la herramienta de Visual Basic presionando 'Alt + F11'. Busca el explorador de proyectos con el propósito de agregar una secuencia de comandos.

Para lograrlo, dirígete a la sección 'Ver'. Abre el esquema actual, es decir, el documento donde vas a ejecutar las macros y elige la opción 'Normal'. Por consiguiente, se llevará a cabo el proceso en todos los ficheros. Accede a 'Archivo' e 'Importar', especifica la ruta del mismo y pulsa 'Abrir'.