Cómo hacer una celda en lista desplegable en Excel para reducir el contenido - Guía completa

Las listas desplegables en Excel se utilizan con el propósito de reducir los errores al momento de ingresar información en una celda o  rango de celdas en Excel, con tan solo agrupar el total de datos en cualquier parte de la hoja de cálculo.

¿Qué documentos de Excel se benefician más al poner las celdas con listas desplegables?

La alternativa de fórmulas desplegables en Excel es sumamente útil para documentos que deban ser completados usando indicadores con el objetivo de reducir los errores de escritura, permite calcular porcentajes más precisos y hacer más fácil el trabajo de filtrado de datos. Por ejemplo al completar una lista de facturas puedes colocar indicadores.

Agrupar datos en común

Para evitar problemas en la selección y agrupación de datos. En casos como cuando en una columna las opciones están restringidas a una cantidad de datos constantes y repetitivos, te recomendamos hacer listas desplegables.

¿Qué métodos hay para volver una celda en lista desplegable en Excel?

Existe una gran variedad de técnicas para hacer listas desplegables ya que, automatizan respuestas mediante indicadores constantes, entre estos métodos tenemos los siguientes:

Con el comando 'validación de datos'

• Copia cada categoría en una celda diferente, tantas como desees insertar en tu lista desplegable. Cabe destacar, que los datos deben ser copiados sin formato y ubicados en alguna parte de la hoja de cálculo.
• Ubícate en la celda que quieras transformar en celda desplegable, dirígete a la pestaña “Datos” y selecciona la opción “Validación de datos”.
• Se desplegará una ventana “Validación de datos”, selecciona la opción permitir en configuración, escoge lista y en la categoría origen selecciona la lista total de datos que vas a colocar en tu lista desplegable.
• Luego de esta configuración, aparecerá un triángulo inverso que al darle clic indica que puedes seleccionar un dato a partir de la lista. Si deseas copiar esta misma fórmula en las celdas ulteriores puedes arrastrarla ubicándose en la parte posterior de la celda.

Generadas automáticamente con el menú contextual

Excel también maneja un menú denominado menú contextual o menú emergente que aparece cuando presionamos clic derecho en cualquiera de las celdas, este básicamente consiste en mostrar una serie de opciones comunes del menú.

En el caso de las listas desplegables podrás hacerlas sin necesidad de ejecutar tantas fórmulas, simplemente escribiendo las categorías a incluir en las primeras celdas de la columna de respuesta. Posteriormente, para no escribir lo mismo reiteradamente en las celdas inferiores de la columna te recomendamos presionar clic derecho, seleccionar “Elegir de la lista desplegable” y selecciona la categoría de tu preferencia.

Creadas por control de formulario

Si lo que deseas es darle una apariencia más vistosa a tu lista desplegable, puedes hacer lo siguiente: Ingresa en la pestaña denominada programador de documento Excel, selecciona la opción insertar, escoge un control de formulario, posiciónate sobre una celda, presiona clic derecho sobre el control, escoge formato de control y define el rango de categorías que deseas añadir a tu lista desplegable.

Un desplegable condicionado

Puedes hacer listas desplegables condicionadas en Excel, es decir, te permite seleccionar una categoría que determinará una serie de subcategorías específicas.

Para ponerlo en prácticas debes: 1. Escribir las categorías y subcategorías de la  tabla de doble entrada en una hoja o parte del documento Excel. 2. Haz una lista desplegable de las categorías con el comando “visor de datos”. 3. Denomina el rango de las subcategorías con el nombre de la categoría que lo abarca.

Seguidamente, 4. En una celda aparte usa el condicional SI para relacionar las subcategorías con las categorías, por ejemplo con la fórmula =SI(C4=”categoría1”;nombredelrango; SI(C4=”categoría2”;nombredelrango2;…)., cierra todos los paréntesis y presiona Enter. 5. Abre la opción “visor de datos” en la lista de subcategorías copia y pega el formato realizado anteriormente en la opción “origen”.

¿Cómo añado un nuevo elemento a la celda desplegable del Excel?

Si lo que deseas es agregar automáticamente un dato o categoría nueva a tu lista desplegable, debes seguir los siguientes pasos: Ubícate en la lista de categorías creada previamente, selecciona las celdas con el total de las categorías

Dirígete a la pestaña inicio en Excel seleccionando la opción “Dar formato como tabla” sin elegir “la tabla tiene encabezados”, añade los datos que desees en las celdas inferiores de la tabla y verás reflejados los datos nuevos en la celda configurada como lista desplegable.