Cómo crear formularios con validación de respuesta única en Excel - PC y móvil

Microsoft proporciona los 'Forms' que sirven para la creación de encuestas, cuestionarios y cualquier tipo de sondeo. Estos pueden responderse desde el PC y el móvil sin ningún inconveniente. Por lo tanto, este tutorial te explica paso a paso cómo crear formularios con validación de respuesta única en Excel de forma eficaz.

¿Existe algún límite de personas que puedan responder estos formularios en Excel?

Si bien es cierto que podemos crear formularios para usuarios y negocios, cabe destacar que existen límites de personas que pueden responder estos formularios en Excel. Dichos límites están vinculados con la vía particular que empleamos para la creación de los formularios.

Si utilizas Office 365 destinada al ámbito de la educación, el límite de personas que pueden responder formularios es de 400. Del mismo modo, las empresas que emplean aplicaciones de Microsoft 365 tienen un límite de 400 personas. Si utilizas una cuenta personal de Microsoft como Outlook, Hotmail o Live también tendrás un límite de 400 personas.

¿Qué versiones de Excel permiten crear un formulario con validación de respuesta única?

Las versiones de Excel 2010 y posteriores permiten crear un formulario con validación de respuesta única. Estas proporcionan diferentes controles de ActiveX en las hojas de diálogo los cuales sirven para seleccionar elementos de una lista. Dichos controles incluyen el uso de cuadros combinados, barras de desplazamiento, botones de giro y cuadros de lista.

¿Cómo puedo crear un formulario convalidación de respuesta única dentro de Excel?

Es posible crear un formulario de convalidación de respuesta única dentro de Excel. Puedes llevar a cabo este procedimiento desde la computadora si ya has instalado la suite de Microsoft Office o mediante Office 365 en la web. También, puedes usar la versión de Office para teléfonos móviles con el fin de obtener un formulario con validación.

Para poder validar las respuestas del usuario y limitar el ingreso de datos en Excel necesitarás la función CONTARA. Esta función se encarga de contar las celdas que incluyen cualquier dato. Los datos que se cuentan pueden ser valores de error y texto vacío.

Desde la computadora

Es posible crear un formulario con validación de respuesta única dentro de Excel desde la computadora. Para lograrlo, abre la aplicación Microsoft Excel y en la nueva hoja de cálculo, escribe una lista de preguntas en la primera columna. Luego, escribe las respuestas posibles en la primera fila y aplica el formato para definir la nueva tabla.

Coloca el cursor en una celda vacía. Haz clic en 'fx', selecciona la categoría 'Estadística', elige la función 'CONTARA' y presiona 'Aceptar' Pulsa en la flecha roja junto a 'Valor 1' y selecciona el rango de celdas para la primera pregunta. Este rango debe incluir valores absolutos usando la tecla F4. Entonces, la fórmula será = CONTARA($B3:$F3)<=1.

Selecciona el rango donde estarán las respuestas para extraer los datos de cada celda. Busca la pestaña 'Datos' y ‘Validación de datos’. Elige la opción ‘Personalizada’ y pega la fórmula anterior. En mensaje de error, establece el estilo 'Alto', en 'Título' escribe 'Respuesta única' y el escribe el mensaje 'Sólo puedes seleccionar una respuesta'.

Para teléfonos móviles

Puedes crear un formulario de validación de respuesta única en Excel para teléfonos móviles. Para lograrlo, deberás descargar la App Office disponible en Google Play Store si aún no posees esta herramienta. Abre un archivo desde Excel y procede a crear una tabla donde el usuario podrá elegir las respuestas a cada pregunta del formulario.

Después de hacer la tabla en Excel y la estructura del formulario, selecciona las celdas donde se elegirán las respuestas. Pulsa en la opción 'Más' y presiona 'Validación de datos'. En la opción 'Criterios' elige 'Lista a partir de un rango' y se mostrará una flecha. Para quitarla, mueve el interruptor al lado de 'Mostrar la lista desplegable de la celda'.

La 'lista a partir de un rango' contiene elementos que puede seleccionar el usuario para responder cada pregunta. Selecciona 'Rechazar entrada', debajo de la opción 'Cuando los datos no son válidos' a fin de ingresar sólo un elemento que coincida con la lista. Por último, pulsa en 'Guardar' y, de este modo, podrás hacer una celda con lista desplegable.

¿Cómo elegir qué personas pueden llenar el formulario con validación de respuesta única de Excel?

Puedes elegir qué personas pueden llenar el formulario con validación de respuestas únicas de Excel si usas OneDrive. Al abrir tu cuenta, presiona en la opción 'Crear' y selecciona 'Encuesta de Excel'. Después, debes hacer el formulario, añadir las preguntas y elegir el modo de validación de datos para evitar que los usuarios seleccionen más de una respuesta.

Una vez que tengas el formulario listo, haz clic en 'Compartir encuesta'. De inmediato, se mostrará un vínculo que puedes añadir en las redes sociales para que otras personas respondan las preguntas. Asimismo, añade un nombre de tu lista de contactos, un grupo o un correo electrónico para que sólo usuarios específicos puedan llenar el formulario.