¿Cómo calcular en Excel el porcentaje de aprobados y reprobados correctamente?

Si eres docente en cualquiera de los niveles de educación de seguro te resultará muy útil realizar estudios estadísticos que te permitan conocer el desarrollo de tus alumnos; entre los datos más comunes tienes por ejemplo el cálculo del promedio de alumnos en Excel o de la sección, y para ello puedes emplear este programa.

Aunque no es lo único que podrás usar, ya que esta herramienta te permitirá hacer muchos otros cálculos para evaluar el rendimiento de tus alumnos. En esta entrada te mostraremos cómo calcular en Excel el porcentaje de aprobados y reprobados correctamente.

¿Cómo utilizar las funciones que permiten conocer el número de aprobados y reprobados?

Si eres de la vieja escuela ya sabrás como obtener el cálculo como promedio de calificaciones de alumnos y de la sección, así como otras variables de modo manual; sin embargo, al emplear Excel, todos los cálculos se simplifican, facilitando el proceso.

Permitiendo que lleves tablas para registros electrónicos de las calificaciones de tus alumnos. Además, tendrás a disposición otras funciones para conocer el número de alumnos aprobados y reprobados, tales como:

Función SI en formato simple

La función "SI" es de gran utilidad para muchas aplicaciones, para hacer uso de esta función necesitas conocer la estructura o sintaxis que maneja para colocar el argumento correcto. En principio, la función "SI" es una expresión lógica que se usa para comprobar la veracidad o falsedad de una situación. Por ejemplo, para evaluar si un alumno aprobó o reprobó un curso determinado, puedes hacer uso de esta función.

Supongamos que la calificación mínima aprobatoria para un alumno en un curso de "Matemáticas" es de 60 sobre 100, entonces podemos hacer uso de esta función para evaluar si la calificación del alumno se encuentra en aprobados o reprobados.

La función "SI" requiere de los siguientes argumentos, "Prueba_Lógica" que se trata de la celda a evaluar junto al criterio de evaluación, "Valor_Si_Verdadero" en este espacio podrás colocar texto para indicar la situación en condición verdadera.

Por otra parte está "Valor_SI_Falso" que es donde se colocará el texto o función correspondiente al resultado evaluado como falso en la función. Suponiendo que tienes un alumno que calificó con 62 sobre 100 puntos, entonces el alumno debe tener condición de "Aprobado", para ello debes colocar en la celda de evaluación "=SI(C3>=60;"Aprobado";"Reprobado")".

Con la expresión anterior le estás diciendo a Excel que evalúe la calificación ubicada en la celda "C3" y si esta es mayor o igual que "60", entonces coloca la etiqueta "Aprobado", si la calificación es menor que 60, entonces la etiqueta será "Reprobado". El resultado de la evaluación para el alumno "Pedro Pérez" será de "Aprobado".

Considera que la función "SI" en formato simple, puede evaluar solo la condición de un alumno, si requieres saber la cantidad total de alumnos aprobados y reprobados, deberás emplear la función "Contar.SI" que te explicamos a continuación.

Formula CONTAR.SI (rango:criterio)

Esta función te permitirá contar una cantidad de elementos que cumplan una determinada condición, la estructura de esta función "Contar.Si" te pedirá que ingreses el "rango de evaluación" que se trata de todas las celdas donde quieres evaluar la posible existencia de una condición. Además, debes introducir el criterio, que se trata de la condición que en sí estarás evaluando.

Por ejemplo, si tienes la tabla con los resultados de las calificaciones de los alumnos y sus respectivos estados individuales, toca evaluar la cantidad total de alumnos aprobados, para ello coloca en la celda de evaluación lo siguiente "=Contar.Si(D3:D10;"Aprobado")", le estás diciendo a Excel que evalúe en el rango de las celdas que van desde la D3 hasta la D10 y cuente la cantidad de etiquetas "Aprobado" que existen.

Para evaluar la cantidad total de reprobados coloca la misma expresión, pero cambia la etiqueta "Aprobado" por "Reprobado", con esto estarás consiguiendo evaluar ambas etiquetas o condiciones que pueden tener los alumnos.

¿De qué manera calcular el porcentaje de alumnos aprobados y reprobados?

Una vez has obtenido la cantidad total de alumnos aprobados y reprobados que tiene el curso que estás dictando, puedes obtener el porcentaje de alumnos que pasaron la materia y el porcentaje de ellos que tendrán que repetir el curso. Para ello debes conocer el total de alumnos que tiene el curso y luego aplicar regla de tres para obtener dichos porcentajes.

En este primer caso, si tienes 8 alumnos en total, sabes que esos 8 alumnos representan el 100%, luego la cantidad de alumnos aprobados corresponde al porcentaje de alumnos aprobados. Se aplica el criterio de la regla de tres y obtienes el "porcentaje de aprobado= (Nº Aprobados * 100%)/8", suponiendo que sean 4 alumnos aprobados, tendrás un porcentaje de aprobados del 50%.

Si la lista de alumnos es muy grande, puedes usar la función "Contar" y elegir el rango de celdas donde aparecen los nombres de los alumnos, la fórmula arrojará como resultado el número total de alumnos. Luego puedes aplicar regla de tres conociendo el resto de los elementos (Reprobados, aprobados) y tendrás tus porcentajes.

¿Cómo aplicar un formato condicional para identificar fácilmente los datos de tus alumnos?

Otra manera para evaluar los resultados o datos de los alumnos es emplear el formato condicional que ofrece la herramienta Excel, existen muchos modos de funcionamiento para el formato condicional.

Sin embargo, en esta oportunidad estaremos abordando como cambiar color en las celdas de acuerdo a las calificaciones de los alumnos. Para ello debes navegar en el menú superior y seguir los siguientes pasos:

• Busca "Inicio", luego procede a elegir "Formato condicional".
• Elige las celdas a las que quieres aplicar formato condicional, y pulsa sobre "Administrar Reglas" que se despliega al pulsar sobre "Formato Condicional".
• Pulsa sobre el botón "Nueva Regla" y en la ventana emergente selecciona "Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan".
• Elige el segundo campo que contiene la lista y navega en la lista hasta "Mayor o igual que", luego coloca el valor en el tercer campo, en este caso es "60".
• Pulsa en el botón "Formato" y navega hasta relleno en el menú superior.
• Elige el color que consideres apropiado para las calificaciones superiores o iguales a "60", en este caso elegimos el verde oscuro.
• Pulsa en Aceptar, luego vuelves a pulsar en Aceptar y tendrás la primera regla creada.
• Ahora repite el proceso y crea una nueva regla, pero en lugar de escoger "Mayor o igual que", elige en la lista del segundo campo "Menor que", de igual modo coloca 60 en el tercer campo, y repite el proceso del formato para el color. Elegimos el rojo para las calificaciones menores a "60".
• Finalmente pulsa sobre el botón aplicar y verás los cambios que sufren las celdas en función a los criterios establecidos.

Como habrás notado el proceso para establecer etiquetas que te permitan identificar alumnos aprobados o reprobados en un determinado curso que estés dictando resulta sencillo de ejecutar en Excel, además, puedes aprender cómo realizar gráficos en Excel de manera sencilla para mostrar los resultados que se obtuvieron al final de tu curso.