¿Cómo activar las respuestas automáticas de Outlook 'fuera de la oficina'?

Microsoft Outlook es un cliente  del correo electrónico más popular entre las empresas. Está diseñado para fortalecer varias aplicaciones de Office importantes, por lo cual te ahorra tiempo. Una forma de ahorrarte el tiempo es por medio de las respuestas automáticas para cuando estás fuera de la oficina. Si quieres saber cómo activarla, aquí lo verás.

¿Cómo configurar una respuesta automática para notificar que se está ausente?

Outlook es muy conocido por recibir y enviar correos electrónicos, pero también permite almacenar números y nombres de contactos, gestionar tu calendario y hacer un rastreo de tus tareas. Otra de las cosas que te permite hacer es crear un mensaje de respuesta automática, este contiene un texto preciso con la información más importante que desees transmitir.

Para configurar una respuesta automática debes estar dentro de Microsoft Outlook, elegir el Archivo que se encuentra generalmente en la parte superior izquierda de la pantalla, luego debes dirigirte a Respuestas automáticas, seguidamente presionar en Enviar respuestas automáticas.

Allí podrás observar una pestaña llamada Dentro de mi organización, es en ese espacio donde escribirás la respuesta que deseas enviar mientras no te encuentres en la oficina..

Para contactos de la misma organización

En la sección Respuestas automáticas puedes elegir el tipo de repuesta que se dará a dos grupos de personas, los que pertenecen a la organización y a los que no pertenecen. Una vez seleccionada la opción de la misma organización, debes escribir un mensaje donde les puedes dejar saber que apenas estás laborando, sin falta atenderás su mensaje.

Para contactos ajenos a la organización

Para configurar tu respuesta para personas o contactos ajenos a tu compañía o empresa solo tienes que seleccionar la opción Fuera de mi organización en la sección respuestas automáticas. Puedes dejarles que no te encuentres laborando y que estás desconectado por unos días. Pero si necesitan atención inmediata, puedes darle una forma de contactarte por otro medio.

¿Cuáles son los aspectos que se pueden personalizar para los mensajes?

Para personalizar tus mensajes, Outlook te ofrece muchas opciones que te permiten tener un mensaje único y llamativo. Si necesitas activar las respuestas automáticas para amigos porque estarás ocupado, o si necesitas hacerlo por razones empresariales porque no estarás en la oficina, siempre encontrarás detalles que te gustarán.

Uno de estos aspectos es la opción de entrega, en ella puedes establecer el grado de relevancia del mensaje, la fecha de vencimiento y detallar la demora de fecha y hora para la entrega del mensaje.

También se puede cambiar la apariencia del mensaje, ya que ésta opción te proporciona como mínimo ocho maneras  de establecer la apariencia del mensaje. Entre los que se encuentra: una textura, un degradado, color, una imagen y una trama de fondo. También se puede personalizar la fuente, agregar una lista, una tabla y hasta una firma.

Intervalo de tiempo en el que se envían

Cuando se configuran las respuestas automáticas, Outlook te da opción de activarla por un tiempo específico o hasta que lo desactives manualmente. La primera te funciona cuando sabes cuánto tiempo no estarás disponible y puedes colocar la fecha y hora en el que se activarán estas respuestas y cuándo expirará.

La opción de activar y desactivar manualmente, puede servirte si no sabes cuánto tiempo estarás fuera del alcance de tus compañeros o amigos. Como Outlook administra tu calendario también te da escoger si bloqueas tu calendario, mientras estén activas las respuestas automáticas.

El contenido del mensaje

Lo más importante es el mensaje, ya que este debe ser respetuoso y elocuente. En él puedes decir la razón de tu ausencia y lo que pueden hacer en alternativa, ya sea esperar, proporcionar tu número de teléfono en caso de emergencia...

Pero si además quieres personalizarlo, cuentas con las siguientes elecciones: cursivas, negrita, tamaño, color y tipo de fuente, subrayado, resaltado. Puedes usar viñetas y establecer la orientación del texto.

¿De qué manera se desactivan las respuestas automáticas?

Es muy sencillo si tomas en cuenta que pudiste activarlo, solo tienes que ingresar en tu cuenta de correo electrócnico, ubicarse en configuración, luego en respuestas automáticas y seleccionar no enviar respuestas automáticas. Esto necesitas hacerlo si activaste este modo de manera manual, sino seguirá activo incluso cuando ya estés disponible para otros.