Cómo poner respuestas automáticas en Outlook - Activa el modo fuera de oficina
Si recibes muchos correos ya sea por trabajo o de tus amistades y te vas de viaje de negocios o placer, puede que necesites configurar respuestas automáticas para que las personas que intentan comunicarse contigo sepan cuándo vas a volver y podrás responderle. Dependiendo tu versión de Outlook puede que tengas que configurar las repuestas automáticas o activar la opción fuera de la oficina.
Configura tu Outlook para que de respuestas automáticas
Dependiendo el tipo de cuenta de correo que esté registrada en el Outlook tendrás que hacer dos procedimientos diferentes, debes ingresar a Archivo y seguir el tutorial si aparece o no la opción Respuestas automáticas (Fuera de oficina).
Aparece la opción Respuestas automáticas (Fuera de oficina)
Si al ingresar al menú de Archivo te aparece la opción Respuestas automáticas, debes ingresar y seleccionar Enviar respuestas automáticas. En este menú puedes configurar un intervalo de fechas para las respuestas automáticas. Al ponerle un intervalo se dejarán de enviar las respuestas automáticas en la fecha y hora de finalización que haya configurado. Si no haces esto tendrás que desactivar las respuestas automáticas manualmente.
Ya con la fecha configurada debes escribir en la pestaña Dentro de mi organización, la respuesta que deseas que se programe cuando unos de tus contacto te envíen un email.
No aparece la opción Respuestas automáticas (Fuera de oficina)
Hay cuentas como las de Yahoo! en las que no te va a aparecer esta opción. En este caso tendrás que usar una regla para responder automáticamente cualquier mensaje que llegue a tu correo, lo primero que debes hacer es crear una plantilla Fuera de la oficina.
Para empezar debes crear en Outlook un mensaje de correo electrónico, luego escribir el asunto y el cuerpo del mensaje que quieres se envíe automáticamente. Luego vas a la pestaña de Archivo y luego Guardar como. Luego en esta ventana le vas a poner un nombre la plantilla y, entre las opciones de Guardar como tipo, seleccionamos Plantilla de Outlook (*.oft) y hacer clic en Guardar.
De ahora en adelante puedes crear una plantilla nueva cada vez que quieras o puedes simplemente usar esta cada vez que te vayas de viaje, ahora el siguiente paso es crear una regla de Fuera de la oficina.
Para hacer esto debes ir a la pestaña de Archivo y luego a la opción Administrar reglas y alertas. Se abrirá una ventana donde vas a elegir la pestaña Reglas de correo electrónico y ahí debes hacer clic en Nueva regla, después en Iniciar regla en blanco, luego en Aplicar regla a los mensajes que recibas y en Siguiente.
Si quieres que la regla responda a todos los mensajes de correo que recibas, no debes cambiar nada y hacer clic en Siguiente hasta que Outlook te pregunte si deseas aplicar esta regla a todos los mensajes, debes responder si.
Ya hecho esto en ¿Qué desea hacer con el mensaje? Debes seleccionar una o varias acciones, acorde a lo que necesites y seleccionar Reenviar usando una plantilla determinada. Luego puedes editar la descripción de la regla ya cuando lo hayas hecho haz clic en el texto subrayado para una plantilla determinada.
Hecho esto en la parte superior del cuadro en Buscar debes hacer clic en Seleccione una plantilla de respuesta, luego en Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Después haz clic en Seleccione la plantilla que creó anteriormente, después Abrir y Siguiente.
En este paso puedes agregar todas las excepciones que creas necesarias y hacer clic en Siguiente. Deberás asignar un nombre a la regla, puedes poner el que desees y listo. Al terminar la regla se va activar de forma predeterminada, si no quieres activarla de una vez desactiva la casilla y haz clic en finalizar.
Puedes activarla cuando quieras en el menú de Administrar reglas y alertas, ahí deberás buscar la regla que creaste activarla y hacer clic en Aceptar.
Cómo activar la opción fuera de oficina en Outlook
Si tienes Microsoft Outlook 2007 debes activar la opción Fuera de oficina, para eso debes ir a la opción de Herramientas y luego en Asistente fuera de la oficina, luego activar la opción Estoy fuera de la oficina.
Una vez ahí escribe el mensaje que quieres que se envíe cuando recibas un correo en la casilla que dice Responde automáticamente sólo una vez a cada remitente con el siguiente texto. Ya cuando hayas terminado haz clic en Aceptar.
Cómo programar una respuesta automática en Outlook
Para programar las respuestas automáticas en Outlook debes seguir los pasos dados anteriormente para configurar las respuestas automáticas y ahí puedes programar el intervalo de tiempo en el que quieres que funcione esta opción.
Si accedes desde Outlook Web puedes también programar tus respuestas automáticas, para eso debes acceder a tu correo en la página oficial de Outlook y abrir sesión, ya en tu correo selecciona la opción Ver toda la configuración de Outlook ahí vas a seleccionar la opción Correo y después Respuestas automáticas.
En este menú vas a activar las Respuestas automáticas y vas a programar el intervalo de tiempo que quieres que estén activas y si quieres que conteste todos los mensajes o solo los de tus contactos. Ya estando en tu cuenta Outlook también puedes agregar carpetas a tu correo para organizarlo mejor o añadir una firma para todos tus correos para darle un aspecto profesional.
