¿Cómo hacer en Excel un inventario y control de stock? - Entradas y salidas

Excel es una herramienta muy versátil que se emplea hoy día por muchos usuarios a nivel mundial. Podrás emplear Excel para calcular IVA de productos, llevar registros de operaciones, realizar cálculos sencillos y complejos, hacer histogramas, entre muchas otras aplicaciones. En esta entrada te mostraremos cómo hacer en Excel un inventario y control de stock. Continúa la lectura y aprende como hacerlo.

¿De qué manera insertar hojas diferentes en Excel?

Una de las virtudes de Microsoft Excel es que puedes en el mismo documento tener varias hojas con tópicos o temas distintos, por ejemplo, en la hoja 1 puedes tener una especie de presentación o introducción a un trabajo, en la hoja 2 quizás te interese tener una base de datos de algunos productos, trabajadores, entre otros.

Así podrás tener varias hojas, en realidad las que necesites para completar satisfactoriamente tus registros. Pero, sabes cómo agregar o insertar estas hojas nuevas en Excel, pues te mostramos cómo hacerlo. La primera opción es pulsar sobre el símbolo "+" que consigues en la parte inferior de tu hoja de cálculo, al hacerlo tendrás tu nueva hoja en el libro.

La segunda opción es mediante el teclado, al pulsar "Mayúscula+F11" también estarás logrando insertar una nueva hoja de cálculo en tu libro de Excel, así que ahora tienes dos técnicas que te permitirán agregar las hojas nuevas que necesites.

¿Qué debe llevar la tabla de inventario?

Cuando se emprende un negocio cualquiera sea su naturaleza, siempre es muy importante contar con un registro de inventario, ya que te permite conocer la cantidad exacta de un determinado producto en cualquier momento que necesites saberlo. Ahora bien, para desarrollar un inventario en Excel es necesario conocer las partes que debe llevar:

Clave de producto

Se trata por lo general de una expresión alfanumérica que hace referencia a un producto, servicio o bien específico. Es la identidad que tendrá dicho producto en el registro de inventario y su código debe ser único.

Nombre del producto

Tal como se indica se trata del nombre o identificación real del producto, es decir, suponiendo que tienes un negocio de ventas de productos de consumo y quieres ingresar "Arroz", "Huevos", "Harina de Trigo", entre otros.

Descripción general

Este ítem desarrolla la explicación del producto, es decir, la forma de presentación, el peso, el volumen, la naturaleza del producto, entre otros aspectos relevantes que puedas mostrar en el inventario.

Primer stock

Se trata de la cantidad inicial que ingresa por cada ítem, producto, bien o servicio que se está inventariando, es decir, esta cantidad no considera las reposiciones, sino el estado original o número inicial de cada producto con que arrancaste el negocio.

Entradas de producto

La entrada de producto es el número asociado a las reposiciones que realices de cada producto dentro de tu inventario, es decir, la cantidad que compraste de un producto existente o agotado que quieras reponer en tu stock.

Salida o ventas de producto

Cuando tienes un negocio y hay salidas de productos de tu inventario por lo general está relacionado con ventas de ese ítem o producto, y por ende se resta de la cantidad existente en tu stock del producto.

Total restante después de entrada y venta de productos

Este concepto se le conoce como stock de producto, que se trata del resultado de la diferencia entre las entradas y salidas de productos de tu almacén, el balance o resultado final se le denomina stock.

¿Qué criterios incluir en las tablas entradas y salidas de producto?

Te hemos nombrado los aspectos o elementos principales de un inventario, ahora bien, de acuerdo a tus necesidades debes decidir cuáles de todos los ítems complementarán tu cuadro de control de inventario. Para establecer las tablas de entradas y salidas de productos de tu almacén, puedes contar con los siguientes elementos:

Información de factura

Es fundamental asociar cualquier ítem o producto con la información o número de factura, ya que tendrás acceso en cualquier momento para determinar bajo qué pedido ingresó o salió una mercancía determinada. Para ello debes organizar tus facturas electrónicamente y puedes asociarlas a tu inventario.

Clave de producto

Como te indicamos anteriormente la clave del producto resulta fundamental para la identificación del bien, servicio, ítem o producto dentro de tu sistema de inventario, recuerda que se trata por lo general de una expresión alfanumérica.

Fechas de entrada o salida del producto

Tan importante como los elementos anteriores, las fechas de entrada o salida de los productos resulta fundamental en el control de inventario, ya que no solo te permite conocer con exactitud el momento de recibir o despachar la mercancía, sino que además está asociado con el control de compras y ventas de productos y a la situación de estado financiera de tu empresa.

Cantidad de entrada o venta del producto

Para determinar el stock o cantidad total de productos existentes en el almacén, es importante colocar en esta hoja de control las cantidades de entrada o venta de un producto determinado, recuerda que se trata de la diferencia que arroja como resultado el total de producto existente.

¿Cómo configurar correctamente las tablas y hojas del Documento?

La configuración de las tablas y hojas que contenga el documento, si bien es muy importante para el control de inventario, también es cierto que dependerá de tus necesidades. Así que en esta entrada te mostraremos la configuración de una tabla básica de inventario, que podrás usar como guía para desarrollar la que necesites:

• El primer paso es abrir la interfaz de Excel.
• Crea un nuevo documento y procede a guardar el mismo con el nombre que prefieras. Para este caso colocaremos "Ejemplo_Inventario.xlsx".
• Recuerda que puedes crear tantas hojas como necesites, en este ejemplo usaremos una hoja.
• Procede a crear el encabezado del documento, para ello usa el formato que prefieras. Para efecto de ejemplo, estaremos usando datos de una empresa inexistente.

• Destina las celdas correspondientes para colocar los datos fiscales de la empresa.
• Coloca en una celda o campo vacío y en una misma fila los datos de la tabla de inventario, es decir, "Clave de producto", "Nombre del producto", "Descripción general", "Primer Stock", "Entradas de producto", "Salida o ventas de producto" y "Total o Stock".
• Luego tocará realizar la parte de "Control de entradas de productos", para ello debes rellenar los campos de la misma fila que usaste en el control general, con la siguiente información, "Información de factura", "Clave de producto", "Fecha de entrada de producto", "Cantidad entrada de producto".
• Para construir la parte de "Control de salida de productos", sigue los mismos pasos del punto anterior, pero con la información de salida de productos.
• Procede a llenar tu información en las tablas y tendrás tu control de inventario.

¿Existe alguna forma de insertar stock más rápido?

Ahora ya conoces el proceso para construir tu tabla de control de inventario, sin embargo, hasta este punto seguro estarás pensando que tendrás que llenar tu tabla manualmente. Pues, esto dependerá de las habilidades de programación que tengas, ya que puedes crear una macro con VBA para rellenar la información de inventario de manera eficaz.

¿De qué forma lograr automatizar los totales de las tablas?

Como ya lo sabes para obtener el total de las tablas de inventario se debe restar las cantidades existentes en los campos de entrada y salida de productos, para ello puedes disponer de fórmulas para restar cantidades de productos en Excel, y de esta manera obtener el stock o cantidad total de cada producto.

En forma general, contar con un registro de inventarios es sumamente útil para cualquier empresa, y si sumado a esto generas tu registro en Microsoft Excel, estarás ahorrando dinero, y obteniendo información confiable. Esperamos te haya sido útil esta información y te invitamos a continuar tu lectura en otros tópicos de nuestra Web.