¿Cómo usar Notion y ser un profesional de la organización?
Para llevar al siguiente nivel las ideas, tareas o gastos debes de automatizar el control de cualquier gestión. Notion es la herramienta que necesitas para este propósito. Con el software se puede organizar, documentar y combinar diferentes funciones.
Así que, la aplicación ofrece un espacio de trabajo todo en uno para mayor productividad. Filtros de navegación, páginas y sub páginas, escribir textos, checkbox, listas, bases de datos y más. Lo anterior, son complementos de Notion para organizarte y recibir notificaciones de tu segunda memoria.
¿Qué funciones de Notion puedo usar para mi empresa?
Todo aquel que necesite mejorar su planificación y organización de tareas puede beneficiarse de Notion. Ahora, para las pequeñas empresas existe la posibilidad de optimizar la productividad al organizarse con las herramientas de la app. Además, mejorará el tiempo de gestión y la delegación de labores de forma inmediata.
Cuando se trabaja con equipos distantes, organizar tareas e intercambiar ideas es mantener contacto digital. Es posible aumentar la productividad de los equipos y profesionales que hacen trabajo remoto utilizando los bloques de Notion. En su panel completo se puede visualizar el estatus del proyecto y adjuntar material de interés para todos los usuarios compartidos.
Funciones como los módulos de base de datos son una de las herramientas estrellas de Notion. Es la más útil para las empresas, ya que actúa como banco de datos, donde se puede crear una tabla con dos dimensiones (filas y columnas). Se puede llevar un CRM con la información de clientes de una empresa con una complejidad sin límites.
En comparación con otros sistemas de gestión de ERP, Notion genera cada una de las líneas de una tabla en una 'página'. Es decir, al hacer clic sobre uno de los nombres de un cliente, se despliega una página-línea con dos grandes módulos. Ahora, en la parte superior de la tabla se reflejan los datos y en la inferior una página en blanco para escribir apuntes.
Muchas más funciones como verificación, fecha, archivos adjuntos, etiquetas e hipervínculos son los más utilizados. Cada función o propiedad tiene su propio tipo de formato y personalización. Además, para visibilizar la base de datos se puede convertir y ver sólo los campos que se deseen, en forma de calendario, lista o cronología.
Notion puede ser empleado para la gestión de Recursos Humanos, gracias a que su API libre permite crear modelos prediseñados. No obstante, en su comunidad se pueden descargar plantillas desde la galería que ayuden al área de RR. HH. a realizar ofertas de empleo, tomar notas de una entrevista, gestionar la ficha de trabajadores.
La herramienta ofrece mantener comunicación interna en la empresa, la creación de un buzón de ideas, un tablero de discusiones o un foro de tipo. En esta app versátil se producen presentaciones de alta complejidad para integrar a terceros. Diseñar documentos editables como plan de marketing es posible, gracias a su gestión documental vinculada a la nube de Google.
Notion tiene un costo de unos 20 $ por trabajador o usuario compartido. Su funcionamiento no cambia según el perfil que se utilice, bien sea personal o empresarial. La diferencia más notable es la capacidad de adjuntar archivos más pesados u obtener más utensilios.
¿De qué forma se puede usar Notion si soy un profesor?
Si eres maestro, la herramienta ofrece un plan educativo sin coste alguno donde se obtienen privilegios de una cuenta Prémium. Con una dirección de correo electrónico perteneciente al instituto o universidad se accede al plan. De esa manera se crea un espacio para subir y administrar contenido educativo para las clases.
Los estudiantes tendrán acceso a la plataforma desde cualquier dispositivo para descargar el material y editarlo (con previa autorización). Con el programa de cursos se podrá seguir la asistencia de los estudiantes y producir bases de datos. Los invitados ilimitados y almacenamiento de archivos sin límite de peso, perfecto para PDF pesados.
Entre las características funcionales de Notion para los docentes, se encuentra la creación de bases que estructuran todo el contenido o planificación. Lo anterior se denomina 'Wiki', para expresar un trabajo más ordenado y rápido, similar a una página web. Por otra parte, se puede clasificar las actividades, utilizar etiquetas, proyectos y estados para un mejor filtrado.
La asignación de labores a usuarios en concreto permite realizar un seguimiento de lo que hace cada integrante de un equipo o curso. Además, fijar un plazo de vencimiento de entrega y clasificar las diferentes asignaturas. Incluso se pueden agendar las fechas de las próximas evaluaciones.
¿Cómo usar Notion para estudiar de una manera más organizada?
La era estudiante que toma nota a mano con herramientas offline como Word o cualquier otro procesador de textos ha terminado. En la actualidad la mayoría de recursos académicos se comparten en formato digital y Notion brinda el medio para almacenar y organizar el material, razón suficiente para registrarse en la plataforma.
El estudiante ya no debe crear distintas carpetas para guardar documentos importantes o compartir información a través de correos. La aplicación gratuita permite tomar plantillas que ahorran mucho tiempo al organizar de manera más fácil las clases.
Lo anterior a través de tablas, calendarios y bloc de notas, todo vinculado a la nube. La principal herramienta que se utiliza dentro de Notion por estudiantes, es su libreta de notas y su calendario organizador.